Корпоративное внедрение: MC-BAUCHEMIE-RUSSIA
Совместное российско-германское предприятие "MC-Bauchemie Russia" было создано в 2001 году на базе группы компаний "ОТЛИ" (Россия) и концерна "MC-Bauchemie" (Германия). За три года работы компания сумела добиться уверенного лидерства в области производства продуктов строительной химии в Северо-Западном регионе и войти в "пятерку" крупнейших производителей сухих строительных смесей в России.
MC-Bauchemie Russia" — один из постоянных клиентов Организации Времени. Время первого обращения — 2001 год, то есть с самого начала образования компании.
Рассказывает Александр Александрович Мондрус, Генеральный директор:
«В 2001-м году, в отпуске, просматривая в Интернете новости (когда отвлекаешься от текучки, есть возможность подумать о более общих вещах) – я случайно наткнулся на сайт http://www.impovement.ru/. Почитал некоторые статьи, которые Глеб там представлял, и они меня заинтересовали: там описывались, казалось бы, банальные, стандартные вещи, очень простым понятным языком. Но когда я прочитал эти статьи, я понял, что это была та тема, которая меня всегда увлекала: как сделать деятельность более эффективной, за меньше время успевать больше – всё то, чему посвящена вся технология и идея тайм-менеджмента».
«Из множества людей, который обучены ТМ, и создается та атмосфера, сама ТМ-культура, как её называют, «бацилла», наличие которой позволяет сказать, что в компании есть система эффективного управления временем».
Александр Мондрус, генеральный директор, «MC-Bauchemie-Russia»
Первые тренинги
Я сразу написал Глебу, и он сказал, что готов встретиться и ответить на мои вопросы. Когда я вернулся из отпуска, мы с Глебом встретились у нас в офисе. Я попросил Глеба разъяснить более детально, что он имеет в виду под тем, что он написал в статье, и как он это воплощает в жизнь. Он не просто рассказал. Он меня покорил своей энергией и увлеченностью этой темой. Я подумал, что было бы здорово это попробовать.
После этого я рассказал топ-менеджерам то, что я узнал, и кое-кого это заинтересовало, и мы решили провести тренинг. Компания была молодая, небольшая, и у нас даже не было бюджета на проведение тренинга. Я предложил коллегам скинуться на это обучение и сказал, что если мы его пройдем, то наверняка выиграем — и эти деньги себе вернем. Меня поддержало человек 10 или 12, и тренинг мы организовали таким образом, что каждый оплатил это сам. Мы тогда применили, как я вспоминаю, тактическую хитрость: мы говорили, что первую часть тренинга — обзорную — мы проводим для большего количества людей, чтобы они из первых уст услышали, что имеется в виду под ТМ и зачем он нужен, а деньги будем брать только с тех, кто участвует в тренинге до конца.
Насколько я помню, на обзорное занятие пришло 14 человек, а остались 10.
Потом с Глебом у меня было несколько индивидуальных занятий. А мой заместитель и коммерческий директор по той же схеме провел тренинги для своей коммерческой службы. Так все и начиналось.
С тех пор у нас закрепился ряд вещей, традиций, регламентов, связанных с ТМ. Наши регламенты я отразил в документе, который называется «Памятка эффективной коммуникации» — это свод правил, необходимых для более эффективного использования средств связи, прежде всего электронной почты.
Памятка по эффективной коммуникации
1. Получив электронное письмо, В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ дайте ответ, чтобы отправитель знал, что оно получено.
2. Если письмо содержит поручение, но не указан срок выполнения – в ответе укажите самостоятельно ориентировочный или точный срок выполнения.
3. Если это поручение вступает в противоречие с другими работами - опишите кратко ситуацию и укажите различные сроки в зависимости от других работ.
4.Поручения НЕ накладывают вето на остальные работы, если только прямо не указано, что это так.
5. Если к этому оговоренному сроку по каким-то причинам Вы не успеваете, ОБЯЗАТЕЛЬНО сообщите об этом ДО истечения этого срока с указанием причин и новым сроком.
6. Когда Вы получаете электронное письмо, в котором Вы видите свой адрес в поле "копия", это значит, что отправитель хочет, чтобы Вы были в курсе и если там есть пункты, которые предполагают какие-то действия с Вашей стороны, то Вы их выполняете или уточняете, если что-то не ясно.
7. Когда Вы получаете письмо, в котором Вашего адреса нет вообще, то это значит, что отправитель поставил Ваш адрес в поле "Слепая копия". Т.е отравитель хочет, чтобы Вы были в курсе, но не хочет, чтобы об этом знал тот, кому адресовано письмо.
8. При отправке сообщения, ВСЕГДА пишите пару слов в поле ТЕМА. Оно не должно оставаться пустым. Это помогает позже искать и сортировать сообщения.
9. Если отправитель не получил ответ на письмо в течение 3 дней, то считается, что Вы согласны со всем, что там написано.
10. Проверяйте почту минимум два раза в день. Для всех руководителей нашей Компании это стандарт и обязанность! Если по каким-то причинам вы не можете это делать, то вы обязаны предупредить коллег об этом заранее и как минимум, в Outlook настроить функцию «Заместитель».
11. При получении приглашения на встречу, необходимо кроме нажатия кнопки «принять» (или другой), после этого обязательно отправить об этом уведомление (которое появляется автоматически, после нажатия кнопки).
Эта памятка дорабатывалась несколько лет. В таком виде, как сейчас, она существует уже три-четыре года, и мы все её используем.
Она действительно помогает эффективнее использовать свое и чужое время.
«Мы этим живем»
Кстати, о ТМ-культуре в свете национальной стороны ТМ. У нас на предприятии много немцев, но я не сказал бы, что в вопросе управления временем есть какая-то национальная специфика. Может, у нас немцы не такие уж типичные, они достаточно пунктуальные и обязательные люди, но никакой безумной педантичности у наших немцев я не увидел. Более того, не без гордости за наших соотечественников могу сказать, что мы не менее организованы, чем немецкие коллеги.
В культуре, в том числе и в ТМ-культуре, мелочей не бывает. Даже самый незначительные вещи важны. Например, еще на тренинге мы договорились, что когда звоним друг другу, всегда первым задаем вопрос: «Удобно ли сейчас говорить?». Эта элементарная вещь позволяет экономить время.
Есть и другие полезные вещи — например, хронометраж. Он необходим, когда нужно разобраться, где потеря времени, где образовался резерв…
Или вот, например, идея красного флажка, который поднимается на столе как сигнал «я занят». Мы эту технологию активно не используем. Но иногда она пригождается.
У нас есть зал, где сидят сотрудники отдела продаж — сто квадратных метров, множество рабочих мест. Недавно я еще раз им напомнил, что можно пользоваться красными флажками.
Корпоративный Outlook
Еще важная тема — Outlook. И здесь есть своя история. Когда Глеб Архангельский проводил первый тренинг, он вообще не пользовался никакими электронными средствами коммуникации, кроме почты. Он считал, что бумажный хронометраж, бумажное планирование — это самая лучшая вещь. Я уже в те времена пользовался Outlook’ом, Глеб был тогда удивлен, но его это заинтересовало (как известно, прогрессивный и успешный бизнесмен всегда открыт для чего-то нового). Я ему показал какие-то вещи, которыми я активно пользуюсь, и он сказал, что об этом подумает.
Сейчас Глеб, конечно же, намного превысил тот уровень, который мы используем для ежедневной практичной деятельности. Но я думаю, что 80% возможностей и функций Outlook в нашей компании используются большинством сотрудников.
Поэтому нельзя сказать, что мы внедряем Outlook. Мы им живем. Я вообще не представляю современную бизнес-коммуникацию без Outlook’а. Это – самый мощный инструмент, который позволяет планировать, организовывать деятельность, вести электронную переписку, фиксировать задачи, организовывать встречи…
Например, для организации совещания я никому не звоню, не нагружаю поручениями секретаря. Я просто использую Outlook. Я рад, что меня окружают коллеги, продвинутые с точки зрения использования электронных средств, и никто не сомневается, что это именно та вещь, которая позволяет эффективно работать.
Еще одна замечательная вещь — объединение Outlook и 1С. У Глеба Архангельского и у меня есть последователь – Глеб Горюнов , наш IT-директор. Он как раз отвечает за развитие 1C и, если так можно выразиться, просто творит чудеса. Например, у нас в 1С внедрена система протоколов. То есть для документооборота нет дополнительного программного обеспечения, и мы частично используем 1С. И вот, когда в 1С создается протокол, то каждому сотруднику автоматически уходит сообщение в Outlook: появился такой-то протокол, в нем такие-то и такие-то решения. Одним нажатием кнопки десятки людей получают оповещения и задачи из 1C, могут видеть, что происходит, следить за всем процессом в компании… Очень, очень удобно. Еще, например, Глеб Горюнов сделал такую вещь: допустим, человек планирует какую-то задачу, например, готовит результаты к тотальному отчету. В 1С в предусмотрена такая кнопка «Регулировать время» — с ее помощью планирующий задает конкретные промежутки времени для «жёстких встреч», как это называется в ТМ. И это опять же очень удобная вещь. Глеб Горюнов – просто гений.
ТМ для лидеров
С 2001 года наработано много, мы стали одной из ведущих компаний на своем рынке. Сыграло ли в этом роль управление временем? Сложно выделить ТМ отдельно, потому что в любом процессе действует совокупность факторов, начиная с предлагаемых рынку продуктов (какой бы у тебя ни был ТМ, если у тебя нет хорошего продукта, ТМ здесь не поможет) и кончая логистикой, которую нужно организовать в целом по компании (если этого нет, я считаю, ТМ здесь тоже не поможет). ТМ — это один из инструментов, которые позволяют более эффективно работать в компании конкретным людям, которые применяют его методики.
Мы — в лидерах, и я верю в то, что ТМ — это инструмент, который позволяет нам работать эффективнее, чем многие-многие другие фирмы. Наши клиенты отзываются о нас положительно: у нас порядок с точки зрения отгрузки, у нас минимальный процент брака. Сказать, что здесь есть прямая связь с ТМ, нельзя, но я думаю, что взаимосвязь существует».
Распространители «ТМ-бациллы»
Интересной особенностью является то, что Генеральный директор и коммерческий директор "MC-Bauchemie Russia" сами прошли обучение по программе подготовки корпоративных тренеров ТМ. Теперь они лично проводят в компании ТМ-семинары. Почему они делают это сами, а не поручили это отделу персонала, как это обычно происходит в других фирмах?
Александр Мондрус:
«Если честно сказать – просто потому, что мне это очень нравится. Мне нравится как сама тема ТМ, так и ее преподавание.
Может быть, это во мне корни говорят, потому что моё первое образование — педагогическое. Хотя я практически никогда не работал учителем, сразу после института ушел в бизнес.
К тому же я верю, что могу донести информацию до моих сотрудников гораздо лучше и эффективней, чем многие коллеги в отделе персонала. Они свою работу делают очень хорошо и есть темы, в которых они разбираются гораздо лучше, но — не тайм-менеджмент.
Я провел сейчас два тренинга по ТМ, получил совершенно потрясающие отзывы. Глебу Архангельскому отправил… Глеб ответил мне, что тоже очень рад.
На самом деле очень важно, чтобы люди узнали, что такое культуры ТМ. Чтобы они поняли, что управление временем – это не только «не опаздывать», что ТМ — это целая совокупность различных договоренностей, инструментов, правил, идиом, которые позволяют сделать нашу жизнь более эффективной.
После первого же тренинга, который я провел, мне сказали: «О, мы даже не подозревали о том, какая глубокая эта тема и как много здесь того, о чем мы даже никогда не задумывались».
И второй очень значимый момент — они должны научиться этим пользоваться. Из множества людей, который обучены ТМ, и создается та атмосфера, сама ТМ-культура, как её называют, «бацилла», наличие которой позволяет сказать, что в компании есть система эффективного управления временем».
