КОРПОРАТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Интернет-журнал, выпуск 1 от 17.11.2008

БЛИЖАЙШИЕ СОБЫТИЯ

АКТУАЛЬНЫЕ ТЕМЫ

27 ноября, четверг

Семинар Глеба Архангельского

«Тайм-менеджмент для первых лиц»

К участию приглашаются генеральные директора, топ-менеджеры, владельцы бизнеса Подробнее..>>

Санкт-Петербург, 24 ноября, понедельник, 18.30-20.00.

Мастер-класс Глеба Архангельского

«Тайм-менеджмент руководителя высшего звена»

Участие бесплатное, строго по предварительной регистрации по e-mail office-spb@improvement.ru тел. +7 (812) 649 11 23, +7 (911) 990 22 44

26 ноября, среда, 18.30-20.00.

Мастер-класс «Тайм-менеджмент на Lotus Notes»

Участие бесплатное, строго по предварительной регистрации по e-mail jb@improvement.ru , тел. 8-916-118 19 77.

5 декабря, пятница

Открытый семинар

«Тайм-менеджмент на Outlook – уровень 2»

Подробнее..>>

11 декабря, четверг

Открытый семинар

«Эффективное планирование»

Подробнее..>>

21 декабря, пятница

Открытый семинар

«MindManager: управление информацией и задачами»

Подробнее..>>

Записаться на открытый семинар: organizer@improvement.ru, (499) 799-81-38, (495) 228-17-47

Как справиться с потоком электронной почты

Электронных сообщений с каждым годом становится все больше, процент информации, поступающей в электронном виде, постоянно увеличивается, и иногда начинает казаться, что в этом потоке можно просидеть весь день, так и не найдя время на запланированные приоритетные задачи. Как свести к минимуму время на проверку электронной почты и увеличить время на выполнение приоритетных задач?

Вот основные проблемы, связанные с работой с электронной почтой:

·         Почта проверяется стихийно, каждые несколько минут в правом нижнем окне появляется уведомление о новом сообщении, отвлекающее наше внимание от выполнении запланированных задач

·         Количество сообщений во Входящих, требующих у нас какого-то действия (ответить, прочитать, сделать, обсудить, проконтролировать и др.) настолько велико, что многие письма ждут своей очереди в папке Входящие несколько дней, а то и недель. В итоге из-за большого количества сообщений регулярный просмотр Входящих занимает много времени.

·         При просмотре Входящих мы тратим много внимания (читай - времени) на массу сообщений, которые почему-то находятся в папке Входящие (у 90% российских менеджеров в папке Входящие больше 200 сообщений)

Правило 1: Разумная периодичность проверки почты

Рекомендуем периодичность проверки почты - три раза в день: утром, после обеда и в конце рабочего дня. Минимальная периодичность - раз в час между переключениями с одной задачи на другую.  Отключите автоматическую выемку почты в Outlook, проверяйте почту вручную.

Правило 2: Видеть любое письмо во Входящих только один раз

Папка "Входящие" является центром Вашего внимания в течение рабочего дня, и чем больше сообщений там находится, тем больше времени уйдет на контроль писем, требующих действия. Возьмите себе за правило - любое письмо видеть во Входящих только один раз. После того, как Вы ознакомились с сутью письма - примите решение, что дальше делать с этим письмом, и уберите его в Архив.

Все письма, которые Вы получаете, можно разделить на два типа:

·         Информационные письма. Их основная задача - донести до Вас информацию. Эти письма требуют от Вас одного действия - прочитать и быть в курсе, и как правило относятся к разряду "не очень важно не очень срочно, но надо как-нибудь прочитать". Если прочтение такого письма займет у Вас меньше двух минут, то прочитайте его и переместите в Архив. Если прочтение письма потребует заметного количества времени - запланируйте себе задачу "Прочитать" в Едином Списке Задач.

·         Письма, требующие от Вас действия. По электронной почте приходит много писем, требующих от Вас определенных действий (ответить, сделать, обсудить, проконтролировать и др.). Это могут быть важные и неважные, срочные и несрочные задачи, и их место в Едином Списке Задач. Если письмо требует от Вас действия, которое можно осуществить меньше чем за две минуты - сделайте это (например, ответьте двумя предложениями) и поместите его в Архив. Если письмо требует от Вас продолжительного действия - создайте себе из письма задачу в Едином Списке Задач и переместите письмо в Архив.

Совет: в Outlook 2003 для превращения письма в задачу достаточно перетащить его мышкой в раздел Задачи; в Outlook 2007 – присвоить письму флаг «К исполнению». О том, как управлять задачами – в следующих выпусках!

 Правило 3: Разумная структура архива

Частая ошибка – создать архив из десятков папочек и подпапочек, в которых потом совершенно невозможно ориентироваться. Ограничьтесь для начала всего одной папкой – «Архив». Вы всегда найдете в ней нужное письмо с помощью поиска. По мере необходимости добавляйте новые тематические папки («Клиенты», «Поставщики», «Регионы» и т.п.), но не раньше, чем такая потребность действительно возникнет как насущная!

Сергей Бехтерев, руководитель Отдела консалтинга компании Организация Времени

НОВЫЕ ПУБЛИКАЦИИ

Иван Абрамовский. Персональный органайзер LeaderTask – обзор популярной программы

Евгений Бондаренко. Ровно год моего хронометража – личный опыт применения жесткого ТМ-инструмента

Глеб Архангельский. «Время – вперед» - интервью для журнала домового храма МГУ. Техника и философия Времени

У Вас есть тайм-менеджерский опыт, которым хочется поделиться? Напишите нам, и мы поможем превратить Ваш опыт в полноценную статью, которую тысячи людей будут читать много лет. Помогите людям найти общий язык с Временем!

ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ КОМПАНИЙ

СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТА

Презентация для руководства компании

Хотите повысить эффективность коллективной работы, использовать современные методы тайм-менеджмента? Закажите бесплатную презентацию у Вас в офисе (для регионов – в формате телеконференции).

«Тест-драйв» тренинг

Задумываетесь об обучении тайм-менеджменту? Закажите бесплатный 1-часовой экспресс-тренинг, познакомьтесь с ТМ-технологиями в режиме реального времени!

Получите бесплатно анкеты для ТМ-диагностики

Хотите понять, как обстоят дела с временем в компании и в вашей личной работе? Напишите нам и получите бесплатно комплект анкет, позволяющих определить важнейшие направления повышения эффективности.

Пишите и звоните: info@improvement.ru, (495) 228-17-47, (499) 799-81-61

Советы консультанта

Вопрос. С чего мне начинать мой день? У меня очень много разноплановых задач, и часто непонятно, «за что хвататься». Как правильно расставить приоритеты в такой ситуации?

Юлия, старший менеджер юридической компании.

Отвечает Олег Борознов, бизнес-консультант компании «Организация Времени».

Есть простая техника, помогающая расставить приоритеты. Мы называем ее «три вопроса». Сформулируйте три вопроса, отвечая на которые, можно определить приоритетность задачи. В нашей компании, например, это вопросы:

·        Клиентская ли это задача? Если «да» - ставим мысленно плюсик

·        Связана ли она с деньгами?

·        Влияет ли на бесперебойность работы компании (арендная плата, налоговая отчетность, зарплаты и т.п.)

Чем больше «плюсиков» набрала задача, тем выше ее приоритет. В вашей компании вопросы могут быть другими, например «Работает ли эта задача на улучшение имиджа компании?», «На повышение безопасности производства?», «С какого вышестоящего уровня поступила задача?», «Работу какого количества подразделений (процессов и т.п.) «тормозит» невыполнение этой задачи?»

Задавая себе такие три вопроса при получении новой задачи, вы и ваши коллеги всегда сможете четко расставить приоритеты и понять, с чего начать. Замечу, что в корпоративных проектах внедрения тайм-менеджмента «Три вопроса» обязательно занимают свое почетное место в корпоративном стандарте тайм-менеджмента, и становятся таким образом официальными и общезначимыми.

Пишите нам info@improvement.ru, звоните (495) 228-17-47, (499) 799-81-61

Успевайте все!